Voorkomen is beter dan genezen (deel 1)
Studio Rheden meldde op 31 januari 2026 dat de gemeente Rheden een bedrag van € 2 miljoen moet betalen aan de Belastingdienst als gevolg van een boekenonderzoek. Volgens de gemeente betreft het een naheffing over de jaren 2020 tot en met 2024.
Uit de controle over het jaar 2024 blijkt dat meer btw uit het BTW-compensatiefonds is ontvangen dan waarop recht bestond. De naheffing bedraagt € 1,9 miljoen en de belastingrente € 130.000.
Had dit voorkomen kunnen worden?
Ik durf die vraag volmondig met “ja” te beantwoorden. Maar denk dan wel strategisch en vooral; denk vooruit net als bij het schaakspel.
In dit artikel beperk ik mij tot de btw. Maatregelen die gemeenten kunnen treffen om een naheffing naar aanleiding van een btw-controle te voorkomen, zijn onder meer:
- zorg voor een actueel grondslagendocument;
- analyseer periodiek de btw-verwerking;
- bereken jaarlijks het gemeentelijk mengpercentage;
- bereken jaarlijks de mixpercentages inzake de grondexploitaties en het vastgoed;
- voer (bij voorkeur ieder kwartaal) een steekproef uit op:
- de juistheid van de btw;
- de volledigheid van de btw;
- let bij de aanbesteding van een nieuwe financiële applicatie expliciet op de btw-functionaliteit;
- onderhoud een constructieve relatie met de Belastingdienst.
In een reeks artikelen zal ik deze maatregelen nader uitwerken. In dit artikel ga ik in op de eerste maatregel: Zorg voor een actueel grondslagendocument.
Zorg voor een actueel grondslagendocument
Een grondslagendocument fungeert als referentiekader voor een juiste verwerking van de btw. In dit referentiekader zijn in ieder geval de uitgangspunten en eventuele afspraken vastgelegd waarop de btw-verwerking binnen de organisatie is gebaseerd.
Met andere woorden: het grondslagendocument maakt inzichtelijk waarom btw wordt afgetrokken, gecompenseerd via het BTW-compensatiefonds of kostenverhogend wordt verantwoord. In de praktijk zien we vaak dat deze drie verwerkingsvormen naast elkaar voorkomen binnen één grondslagendocument.
De btw-onderzoeken die door de schrijver van dit artikel worden uitgevoerd, starten altijd met het opstellen of actualiseren van een grondslagendocument. Dit document bestaat doorgaans uit een draaitabel op een dump van de volledige financiële administratie, inclusief btw-verwerking, waarin alle kostendragers met bijbehorende bedragen zijn opgenomen.
Indien beschikbaar (zoals bijvoorbeeld bij financiële applicaties waarin met objecten of taken wordt gewerkt), worden ook deze elementen in het grondslagendocument betrokken.
Het voordeel van een dergelijk referentiekader op basis van de volledige administratie is dat op basis van de onderliggende boekingen een goed oordeel kan worden gevormd over het karakter van de transacties. Daarnaast worden eventuele onlogische of afwijkende patronen snel zichtbaar. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin wel btw wordt afgedragen maar geen vooraftrek plaatsvindt, of juist andersom.
In de uitgevoerde btw-onderzoeken komen onder meer de volgende aandachtspunten naar voren:
- het niet afdragen van btw over eigen bijdragen in het CVV-vervoer;
- het compenseren van btw op elektra in combinatie met het afdragen van btw voor het leveren van elektra aan marktkooplieden;
- het ten onrechte kostenverhogend verantwoorden van btw bij beleidsmatige activiteiten in het primair onderwijs;
- het ten onrechte claimen van btw bij het BTW-compensatiefonds voor het verstrekken van energieadviezen aan individuele derden.
Een ander voordeel van een actueel grondslagendocument is dat dit gebruikt kan worden bij het beoordelen van getrokken euro’s bij de controle op de juistheid of de volledigheid van de btw. Getrokken euro’s met bijvoorbeeld Zypper kunnen door een actueel grondslagendocument eenvoudig worden beoordeeld op de juiste verwerking.
Kan een gemeente zelf een grondslagendocument opstellen?
Dan de vraag die vaak wordt gesteld: “Kan ik zelf een grondslagendocument opstellen?”
Mijn antwoord is ja, maar wel met:
- voldoende kennis van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoorden),
- kennis van de eigen gemeentelijke organisatie,
- en een basiskennis btw,
is het opstellen van een grondslagendocument zeker haalbaar.
Ontbreekt deze kennis (deels), dan kan worden gekozen voor het volgen van een gerichte opleiding of het inschakelen van externe expertise. Er zijn diverse partijen die betaalbare en laagdrempelige ondersteuning bieden op het gebied van gemeentelijke btw-vraagstukken. Daarnaast biedt Taxnavigator een model labeling aan op basis van de taakverdeling BBV met een abonnementsprijs die zeer betaalbaar is.
En als je helemaal zelf aan de slag wil gaan, neem dan deel aan de Cursus Opstellen grondslagendocument voor de btw en berekenen mengpercentage.