Voorkomen is beter dan genezen (deel 2)

De afgelopen jaren is de aandacht van de Belastingdienst voor de btw-verwerking bij gemeenten toegenomen. De Belastingdienst leidt daarvoor opnieuw controlemedewerkers op. Boekenonderzoeken leiden regelmatig tot substantiële naheffingen. Niet zozeer vanwege één incidentele fout, maar veelal door structurele onvolkomenheden in de inrichting en beheersing van de btw-processen.

In deze artikelenreeks sta ik stil bij praktische maatregelen die gemeenten kunnen helpen om btw-risico’s beter te beheersen en verrassingen bij een controle van de Belastingdienst te voorkomen. De focus ligt daarbij niet op theorie, maar op toepasbaarheid in de dagelijkse financiële praktijk – met aandacht voor inrichting, processen en interne beheersing.

Elke bijdrage behandelt één concrete maatregel, gebaseerd op ervaringen uit btw-onderzoeken bij gemeenten. Het doel is gemeenten handvatten te bieden om aantoonbaar ‘in control’ te zijn op het gebied van btw en het BTW-compensatiefonds.

Maatregelen die getroffen kunnen worden om aantoonbaar “in control” te zijn

Gemeenten en Provincies kunnen onder meer de volgende maatregelen treffen:

1. zorg voor een actueel grondslagendocument;
2. analyseer periodiek de btw-verwerking;
3. bereken jaarlijks het gemeentelijk mengpercentage;
4. bereken jaarlijks de mixpercentages inzake de grondexploitaties en het vastgoed;
5. voer (bij voorkeur ieder kwartaal) een steekproef uit op:
   1. de juistheid van de btw;
   2. de volledigheid van de btw;
6. let bij de aanbesteding van een nieuwe financiële applicatie expliciet op de btw-functionaliteit;
7. onderhoud een constructieve relatie met de Belastingdienst.

Het eerste punt is reeds besproken in een eerder geplaatst artikel. Klik hier voor een link naar het artikel. In deze publicatie wordt ingegaan op het periodiek analyseren van de btw-verwerking.

Analyseer periodiek de btw-verwerking

Voor organisaties die deelnemen aan het Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) is dit geen nieuw begrip. Monitoring is immers één van de voorwaarden om de fiscale key-risks aantoonbaar te beheersen. Voor organisaties die niet deelnemen aan het DHT wordt hieronder nader ingegaan op het begrip monitoring.
Monitoring is vormvrij, maar omvat bijvoorbeeld:

• Kritische deelwaarneming
• Data-analyse
• Statistische steekproef

 Aan de statistische steekproef wordt in een afzonderlijk artikel aandacht besteed. In deze bijdrage ga ik nader in op de kritische deelwaarneming en de data-analyse.

Kritische deelwaarneming

Bij een boekenonderzoek maakt de Belastingdienst regelmatig gebruik van een kritische deelwaarneming. Voorbeelden daarvan zijn:

• Controle facturen buitenlandse afnemers
• Controle op de verkoop van grond
• Controle volledigheid WKR

 De term “kritische deelwaarneming” is formeel gedefinieerd in het controlebeleid/handboek van de Belastingdienst. Kort gezegd komt dit neer op het risicogericht selecteren en onderzoeken van ‘opmerkelijke posten’, bijvoorbeeld op basis van:

• Omschrijving
• Omvang
• Frequentie
• Eerdere foutpatronen

Kenmerkend is dat bij een kritische deelwaarneming géén gekwantificeerd oordeel over de gehele populatie mogelijk is. Er ontstaat dus geen statistisch projecteerbare uitkomst naar de restpopulatie. Vooraf wordt bepaald waar de mogelijke risico’s liggen. Op basis van het verzamelen en beoordelen van de geselecteerde data wordt vervolgens een oordeel gevormd over de juistheid en/of volledigheid.

Voorbeeld: verkoop van grond

Een voorbeeld van een kritische deelwaarneming is de controle op verkooptransacties van grond waarbij geen btw in rekening is gebracht.
De levering van grond is in beginsel vrijgesteld van btw, tenzij sprake is van een bouwterrein dat door een ondernemer wordt geleverd. Op grond van de Wet op de omzetbelasting is de levering van onbebouwde grond met een bouwbestemming belast met 21% btw.
Wanneer een gemeente bouwrijp gemaakte grond verkoopt, mag in beginsel worden verwacht dat deze levering belast is tegen het hoge tarief. Afwijkende percentages (lager dan 21%) of vrijstellingen dienen bij een kritische deelwaarneming integraal te worden beoordeeld.

Data-analyse

Het periodiek uitvoeren van data-analyse kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de werkelijk geboekte btw (IST-positie) te vergelijken met het grondslagendocument (SOLL-positie).
Door deze vergelijking ontstaat een overzicht van potentiële afwijkingen. In de btw-onderzoeken die jaarlijks door Orinco worden uitgevoerd, worden alle onderliggende boekingsregels beoordeeld. Onjuist verwerkte btw wordt vervolgens meegenomen in een suppletie voor de btw en/of het BTW-compensatiefonds.
Belangrijk is dat bij een onjuiste verwerking niet alleen wordt gecorrigeerd, maar ook wordt onderzocht waarom de fout is ontstaan. Alleen dan kunnen passende beheersmaatregelen worden getroffen om herhaling te voorkomen.

Andere voorbeelden van data-analyse

• Periodieke analyse inkoopfacturen
• Periodieke analyse verkoopfacturen
• Controle juiste periode
• Controle onwaarschijnlijke boekingscombinaties
• Controle onwaarschijnlijke btw-percentages

Veel van deze analyses zijn relatief eenvoudig in te richten, mits de onderliggende data vrij toegankelijk is. Omdat de relevante gegevens zich in de financiële administratie bevinden, moet het mogelijk zijn om bijvoorbeeld vast te stellen of facturen met een datum in het huidige jaar ten onrechte zijn verwerkt in de aangifte van het voorgaande jaar.
Juist deze fout komt bij gemeenten regelmatig voor. Bij een boekenonderzoek wordt dit doorgaans als een ‘volle fout’ aangemerkt.

Bij een gemeente met jaarlijkse lasten van bijvoorbeeld € 150 miljoen kan een dergelijke fout leiden tot een correctie van circa € 173.553. Indien aannemelijk wordt geacht dat deze fout zich structureel voordoet, kan de Belastingdienst extrapoleren naar meerdere jaren. Eén ogenschijnlijk kleine fout kan dan uitmonden in een naheffing van meer dan € 900.000 inclusief rente en verzuimboete.

Monitoring; kan ik dat zelf?

Ja, dat kan. Monitoring kan prima intern worden ingericht, mits:

• de data vrij toegankelijk is;
• er een actueel grondslagendocument aanwezig is;
• er voldoende fiscale kennis binnen de organisatie beschikbaar is.

Kritische deelwaarnemingen en data-analyses kunnen bovendien (deels) worden geautomatiseerd, zodat zij structureel worden ingebed in de organisatie.

Er zijn ondernemingen die zich hierin hebben gespecialiseerd, zoals Zypp.io en Orinco BV